La Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas, prevé los mecanismos técnicos precisos para garantizar la confidencialidad de determinados aspectos de la gestión empresarial, de forma que sean los propios interesados los que decidan el grado de seguridad y confidencialidad que escogen en el cumplimento de sus obligaciones legales.
¿Es obligatorio presentar los libros anuales de forma telemática? Sí. De acuerdo a la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo al emprendedor y su internacionalización, todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros de registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio
Entonces ¿Ya no es posible legalizar libros en papel? Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 no será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo.
Sin perjuicio de lo anterior, y en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos de artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.
Ejercicios anteriores al 29 de septiembre de 2013: Aunque fuera de plazo pueden legalizarse libros en papel o en soporte magnético
Ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 hasta el día 31 de diciembre de 2014: Siempre que medie justa causa, se podrán legalizar libros en formato CD o en papel debidamente encuadernados
Ejercicios posteriores al 31 de diciembre de 2014: No podrán legalizarse libros en blanco para su utilización posterior ni encuadernados ni en hojas móviles ni libros ya cumplimentados sean de la clase que sean
Atención. Incluso para ejercicios posteriores al 31 de diciembre de 2014, cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con los requisitos que establece la instrucción Vigésimo tercera.
¿Existe alguna aplicación para generar la Legalización de Libros? Sí, El programa Legalia facilita la correcta cumplimentación de los diferentes libros para su legalización y presentación telemática en el Registro Mercantil en formato digital
Atención.Puede descargar el programa Legalia, desde la páginawww.registradores.org, en el apartado descargas
¿Cómo se realiza la presentación por vía telemática? Para poder realizarlo son necesarios dos requisitos: - Tener uno de los certificados reconocidos válidos para poder realizar el envío. - Abonarse como usuario de la página del Colegio de Registradores (https://www.registradores.org/mercantil/jsp/home.jsp) Al darse de alta, el usuario acepta una serie de condiciones y tiene que rellenar una serie de datos (nombre, domicilio y datos bancarios).
Para realizar los envíos hay que acceder a la plataforma de envío de la página del Colegio de Registradores: https://www.registradores.org/mercantil/jsp/home.jsp Atención. Para poder descargar los programas necesarios y los manuales sobre cómo realizar los envíos y otros datos necesarios para la tramitación telemática, es necesario acceder a esta página (https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do)
¿Cómo se garantiza la confidencialidad de los datos? Conforme a lo dispuesto en la Instrucción de 1 de julio de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado, existe a disposición de los interesados para su uso gratuito, en la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, programa Legalia, el aplicativo que permite la encriptación de los ficheros y la generación de la clave secreta que el interesado debe custodiar.
Para garantizar el equilibrio entre los requerimientos del nuevo sistema instaurado por la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, y el innegable derecho de los sujetos obligados a mantener la confidencialidad de determinados aspectos de la gestión empresarial, la Dirección General de Registros y del Notariado, en fecha de 1 de julio de 2015, ha dictado una Instrucción que por un lado, prevé los mecanismos técnicos precisos para garantizar esta confidencialidad y que por otro lado, unifique la práctica de forma que sean los propios interesados los que decidan el grado de seguridad y confidencialidad que escogen en el cumplimento de sus obligaciones legales
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